Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde görev yapan akademik ve idari personel ile emeklilerin yeşil (hususi) ve gri (hizmet) pasaport başvurularındaki bürokrasiyi ortadan kaldıran yeni bir dijital uygulamayı devreye aldı. YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından 13 Kasım 2026 tarihinde üniversitelere gönderilen resmi yazıyla duyurulan düzenleme kapsamında, pasaport talep süreçleri Personel Bilgi Sistemi (PBS) bünyesine entegre edildi. Yeni sistemle birlikte evrak takibi yerini tamamen elektronik ortama bırakırken, çevrim içi yapılan başvurular yetkili amirlerin e-imza onayının ardından doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (NVİ) sistemine aktarılacak.
ISLAK İMZALI BELGE GÖNDERİLMESİNE GEREK KALMAYACAK
Düzenlemeyle pasaport işlemlerinde fiziki evrak trafiğinin azaltılması da hedefleniyor. YÖK'ün üniversitelere gönderdiği yazıda, elektronik imzayla onaylanarak NVİ'ye iletilen başvurular için ayrıca ıslak imzalı ya da elektronik imzalı belge gönderilmesine ihtiyaç bulunmadığı belirtildi.
Böylece başvuru ve onay süreçlerinde ek belge hazırlama ve fiziki evrak gönderme aşamaları ortadan kaldırılacak.
EMEKLİ PERSONEL DE KAPSAMDA
Yeni modül, görevdeki üniversite çalışanlarının yanı sıra emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılan personel için de kullanılabilecek. Emekli çalışanların pasaport talep belgeleri sistem üzerinden hazırlanabilecek. Bu kapsamdaki işlemler, üniversitelerin Personel Daire Başkanlıklarınca yetkilendirilen görevliler tarafından yürütülecek.
ÜNİVERSİTELERDE İKİ AYRI YETKİ TANIMLANACAK
YÖK, uygulamanın kullanılabilmesi için üniversitelerden iki ayrı görev tanımı oluşturmasını istedi. Buna göre "Pasaport Onay Yetkilisi" başvuruları inceleyerek uygun bulunan talepleri onaylayacak, eksik veya hatalı başvuruları ise iade edebilecek.
"Pasaport İmza Yetkilisi" de onaylanan başvuruları elektronik imzayla imzalayarak NVİ'ye iletilmesini sağlayacak. Üniversitelerden, bu görevleri üstlenecek personeli belirleyerek PBS üzerinden yetkilendirme işlemlerini tamamlamaları istendi.
Uygulamaya ilişkin teknik destek taleplerinin [email protected] adresine iletilebileceği bildirildi.
